Denne personvernerklæringen inneholder generell informasjon om hvordan vi bruker og behandler personopplysninger i vår virksomhet og hvordan personvernet skal ivaretas når du besøker våre nettsider på www.vibr.no

Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS er brann-, redning- og feiervesen for Færder, Tønsberg, Horten, Holmestrand og Re kommuner. For å kunne yte tjenester til kommunene og innbyggerne våre er det nødvendig å ha tilgang til enkelte personopplysninger. For disse opplysningene er Vestfold Interkommunale Brannvesen behandlingsansvarlig, se vår kontaktinformasjon.

De personopplysningene vi behandler er i hovedsak kontaktinformasjon til innbyggere i kommunene, som navn, stilling, telefonnummer og e-postadresser. Vi får også tilgang til andre/flere personopplysninger gjennom enkeltsaker ved utøvelse av myndigheten vi er delegert i Brann- og eksplosjonsvernloven av kommunestyrene. I tillegg har vi kontaktopplysninger om personer hos samarbeidspartnere, leverandører, organisasjoner, bedrifter, offentlige etater og organer med relevans for vår virksomhet. Dette er offentlig tilgjengelig informasjon, eller opplysninger som vi har innhentet eller har fått fra den enkelte.

Vi har også en del bilder/foto av enkeltpersoner og fra egne og andre offentlige arrangementer.

Personopplysningene brukes for at vi skal kunne ha korrespondanse og kommunikasjon med innbyggere, virksomheter i kommunen og andre samarbeidspartnere samt kunne gjennomføre en forsvarlig saksbehandling og fatte enkeltvedtak. Vi sender også regelmessig ut nyhetsbrev, innhenter synspunkter fra personer i kommunene ol. Bilder/foto og film brukes gjerne til å illustrere nyhetssaker, i forbindelse med artikler på nettsidene.

For å kunne behandle personopplysningene må Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS ha lovlig behandlingsgrunnlag, dvs. hjemmel for å behandle dem. Behandlingsgrunnlaget for personopplysningene i VIB er oppfyllelse av lovpålagte tjenester og avtale om tjenester (der vi iht. loven eller avtalen skal levere tjenester og yte tjenester til innbyggerne og virksomheter), interesseavveiing og samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), b) og f). For behandling/bruk av portrettfoto innhentes samtykke.

Ansatte i VIB har tilgang til personopplysninger etter tjenstlig behov, dvs. når opplysningene er nødvendige for å kunne utføre oppgavene. Kun den/de ansatte som skal bruke opplysningene som en del av arbeidet, skal ha tilgang til opplysningene. Personopplysningene behandles i begrenset grad.

VIB har interne rutiner for å sikre forsvarlig håndtering av personopplysninger etter personvernforordningen artikkel 24. Personopplysningene lagres og behandles i IKT-systemer og programvareløsninger med innebygde krav til sikkerhet, og som skal understøtte personvernet. All tilgang til systemene er begrenset med krav til innlogging og bruk av passord. Interne rutiner og retningslinjer er nedfelt skriftlig, og gjort kjent for og skal brukes av alle ansatte i det daglige.

Når personopplysningene ikke lenger er nødvendige for vårt arbeid og kommunikasjon med innbyggere, personer i virksomheter eller andre, så vil de bli slettet. Personopplysninger som inngår i saker som det er behov for å arkivere for ettertiden, vil som utgangspunkt ikke slettes, men vil inngå som en del av saken. VIB er bundet av arkivlovens regler.

Alle personer som vi har registrert personopplysninger om, har rett på innsyn i de opplysningene som er registrert om seg, jf. personvernforordningen artikkel 15. Hvis du mener at opplysningene som er registrert om deg er feil, kan du fremm krav om at opplysningene blir rettet eller slettet, jf. artikkel 16
og 17 i personvernforordningen. Vi besvarer krav om innsyn eller retting kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Når du besøker nettsidene til VIB, etterlater du deg elektroniske spor. Nettleseren din sender automatisk opplysninger til våre systemer når du ber om å få vist en side. For hver side du åpner lagres følgende opplysninger:

• hvilken side du ser på
• dato og tid
• hvilken nettleser du bruker og versjon
• din maskins internettadresse (IP-adresse på regionnivå)

Opplysningene (de lagrede dataene) blir ikke brukt til å identifisere deg som person. Loggen over bruk fra den enkelte IP-adresse slettes automatisk etter tre år. For øvrig vil generell informasjon om trafikk på nettsidene våre gi viktig kunnskap for å kunne utvikle sidene i samsvar med innbyggernes behov og interesser.

Når du er på nettsidene til VIB brukes informasjonskapsler ("cookies"). Informasjonskapsler er små filer med informasjon som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten og nettsiden vår skal virke best mulig (sikre god funksjonalitet). Det medfører ingen risiko for deg som bruker og er ikke informasjon som brukes til andre formål, og den lagres. Funksjonen kan slås av og på i de fleste nettlesere gjennom "innstillinger", "sikkerhet" e.l.

Har du spørsmål om hvordan VIB håndterer personvern og innsyn, eller ønsker du å se hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du kontakte Vestfold Interkommunale Brannvesen - se Kontakt oss